A partir de la pandemia de COVID-19, muchas empresas dieron un giro hacia una nueva
dinámica laboral, el trabajo híbrido o remoto. Esta modalidad implicó cambios en las
compañías a nivel organizativo y estructural y originó en los trabajadores aspiraciones
enfocadas en lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida personal. En este contexto, la
digitalización de documentos y el uso de software de procesamiento y gestión de la
información se volvieron herramientas imprescindibles.
Con respecto a la organización empresarial, las compañías comenzaron a digitalizar sus
documentos impresos mediante escáneres profesionales y a centralizar toda la información en la nube, de manera que los trabajadores puedan acceder a ella en cualquier momento y lugar.
Tener espacio virtual empezó a cobrar relevancia frente a tener espacio físico, que antes era necesario para guardar todos los documentos y para juntar al equipo de trabajo. Ahora, el equipo se encuentra en las calls y la información digitalizada se trabaja de manera colaborativa mediante softwares que brindan soluciones simples para distribuir, editar, firmar y controlar los archivos de forma digital, en tiempo real o diferido.
Para las empresas, esto se traduce en la aceleración de los flujos de trabajo y, a nivel
estructural, en orden, reducción y ahorro de espacio dentro las oficinas, ya que se evita el
apilado de papeles y la posible pérdida de documentos impresos importantes. También implica una reducción de costos en la compra de insumos, como hojas para imprimir y cajas de guardado.
Para los colaboradores, dicha transformación tecnológica significa flexibilidad y autonomía. La digitalización combinada con el trabajo remoto les permite decidir cuándo trabajar y desde dónde: home-office, bar-office, wherever-office. De esta forma, pueden intercalar obligaciones profesionales y personales para lograr el work-life balance, el equilibrio entre el tiempo y los recursos destinados al trabajo y a las actividades personales. Además, les posibilita llevar a cabo el workation, que consiste en trabajar conectado desde cualquier lugar al mismo tiempo que se disfruta de momentos de ocio y turismo.
En los rubros que no dependen sí o sí de la presencialidad para realizar su actividad, las formas de trabajo tradicionales están quedando obsoletas y la cultura paperless, que se basa en la reducción del uso de papel y la adopción de sistemas digitales para la gestión de documentos y la realización de tareas, gana terreno.
La digitalización de documentos y las soluciones tecnológicas para gestionarlos de forma
virtual se convierten en facilitadoras indispensables para automatizar, acelerar y simplificar
tareas. Su implementación aumenta la productividad y la satisfacción de los colaboradores,
quienes aspiran cada vez más a los beneficios no económicos que da la digitalización y el
trabajo a distancia.
En Addoc más de 850 clientes utilizan nuestro servicio de digitalización y nuestros softwares de gestión de información. Actualmente, contamos con más de 35 terabytes de espacio total en servidores para alojar imágenes y realizamos más de 3 millones de digitalizaciones mensuales.
También tenemos naves de alta tecnología para almacenar bajo estrictas normas de seguridad y calidad los archivos impresos que quieran quitarse de la oficina, pero no descartarse completamente. Nuestros procesos están certificados bajo Norma ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013, sinónimo de garantía en la calidad de sistemas de gestión y de seguridad de la información.
